常规组团业务的操作流程
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常规团的操作流程图

概念说明

“常规团”是指线路行程相对比较固定,可以定期发团的旅行团,通常用于旅行社自营线路或代理的线路,收客方式通常是前台报名和同行批发。

输入标准线路档案

第(1)步:输入标准线路档案,区别于团队计划,这个是一个没有出发日期的行程产品,团队计划是基于线路行程档案生成的。所以,在进行团队操作之前,需要预先编制好线路行程档案。进入途径如图

输入团队计划

第(2)、(3)步:根据线路档案,生成团队计划,您可以选择多个出团日期,一次性成批生成多个团队计划,也可以一次只生成一个团,进入路径如图;新编一个团或修改已经生成的团队计划,进入路径如图

编制团队行程

第(4)、(5)步:输入团队的游览行程和操作行程。点此查看进入路径。“游览行程”是一个WEB编辑器界面,可以图文混排,也可以从别的文件或网站上粘贴行程,这个主要是用于游客在网上或手机上浏览用,通常很少用于打印,界面如图;“操作行程”是计调编辑,用于给计调和导游操作团队用的,对外的确认单内容,也是取自操作行程,界面如图

录入游客资料

第(6)、(7)步:输入游客资料。与入境游不同,组团必须输入游客资料,如果是营业部收散客,可以在前台报名模块进行操作,进入路径如图; 如果是收同行的客人,可以在后台录入游客名称,也可以用导入的方法导入名单,进入路径如图

编制收款账单

第(8)步:编制收款账单。软件会根据游客身份、团队报价和所属客户的适用价格,自动计算应收游客的团费,另外,如果客人选择单间入住,那么系统也会自动计算单人房差;如果购买了额外的保险,也会自动生成保险费,等等。如果需要调整账单,或增加新的账单内容,可以在这个模块中进行调整,也可以审核签名后锁定账单。进入路径如图所示

计调操作

第(9)步:计调操作。对于组团来说,通常需要做的就是:订票(安排大交通)、地接安排;有时候需要做接送派车安排、对于出境游需要进行签证操作;对于整团交给别的旅行社操作的,可以进行拼团操作。如果是不派地接社的短线团,需要和入境团类似做订门票、派导游、订餐、订车等操作。
进入路径有两种:
当您是一人包到底的操作模式,可以先选好要操作的团,然后点击【操作】按钮,进去逐项进行工作安排,进入路径如图所示
对于有设置专门的计调部门的旅行社,建议采用更高效的流水化操作模式,先选择操作内容,再进去选择团队进行操作。进入路径如图所示

费用预算

第(10)步:费用预算。在这里输入团队的费用情况,进入路径如图。当您做了第(9)步的操作后,可以点击自动统计,将计调工作单中的内容自动汇总到团队费用账单里面,您也可以手工输入费用项目。操作界面如图。

报表输出

第(11)步:操作完成后,可以输出有关报表。进入路径如图

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