必须首先录入的基础数据
网页版:操作手册 快速入门

一个大厨要烧一个好菜,必须首先要精心准备食材。用软件也一样,在启用系统之前,您需要花点时间录入基础资料,磨刀不误砍柴工,现在我们就来看一下需要准备什么资料吧。

必须首先输入的基础资料

我们假设您之前已经先建立好了部门资料、操作员档案、并分配好了权限,如果没有,请先做这些操作,操作方法见:当您第一次使用系统

常用地区省份

进入路径:档案 - 资料设置 - 常用地区省份。 如图

说明:该档案属于必须输入的资料,我们已经预先设置好所有的地区省份资料,您只需要根据您的需要勾选即可。地区档案用于:客户的所属地区、客人来源地、籍贯、线路行程的所在地等。

您至少需要先勾选了一个以上常用的地区,否则软件无法开始操作,如果事后发现有遗漏,也可以再次进入这里进行补充勾选。

提示:如果在列表中找不到想要的所在地,例如:非洲的一个小岛,那么您可以联系天港成公司客服在后台为您添加。操作方法见:遇到问题如何获得帮助

币种汇率

进入途径:档案 - 资料设置 - 币种汇率。

说明:每个公司都会涉及到财务内容,财务中必须要指定一个币种作为记账本位币。所以,我们已经预先设置好常用的币种,您需要进入这个模块,至少选择一个币种,例如人民币。如果有其他外币业务,也可以多选。同样的,这个设置可以以后补充勾选,但是一开始必须要至少选择一个币种。并在系统参数设置中,设置为记账本位币。

注意:币别,中文名称,英文名称是不可以修改的,汇率可以自己调整,汇率是当前币种相对于记账本位币(例如人民币)的兑换率。

客户和联系人

进入途径:档案 - 客户业务档案 - 客户及联系人管理。 附图

说明:客户是系统中的收款对象,应收款的主体就是客户。客户可以是同行、包团的客户,对于直客或散客,我们也需要为他们建立一个所属客户,您可以将客户名称命名为“散客”或“直客”。有些旅行社和营业部之间是按应收款方式进行结算的,如果是那样,就需要按营业部建立一个客户代码。

注意:

1、业务员我们有另外一个业务员档案进行管理,通常不会将业务员当客户来进行管理。

2、一个客户可能多个联系人,可以在客户联系人管理中进行录入,如图

3、客户档案中的“适用价格”是一个比较重要的栏位,对应于日后价格的取数方式,如图

4、所属地区,所属集团,都是客户的归属信息,建议您认真设置,便于以后进行分类汇总用途。

5、 限制类型这里,如果设置了部门,表示这个客户只有这个部门的操作员可以查询和使用,留空则无此限制;同理,按操作员设置也是类似含义,如图

6、您可以为客户设置赊账额度,当客户累计欠款超过赊账额度后,系统会自动控制不允许该客户继续进行业务往来,有关说明请看软件中的提示,如图

7、客户档案审核以后,将不允许任何人修改,您可以通过这个方法锁定客户资料,不允许操作员擅自修改客户档案,如图

8、您可以用“导入”的方法,快速录入客户资料,如图

供应商档案

进入途径:档案 - 供应商及采购资源 - 供应商档案。如图

说明:顾名思义,供应商就是为我们提供服务的机构,是系统中的付款对象,是应付账款的主体。供应商类别包括:保险、餐厅、地接社、车队、订票、门票、签证、同行、其他等。导游、酒店也是属于供应商的范畴,由于这两者内容比较特殊,系统提供两个单独的模块,用于输入导游资料(如图)和酒店资料(如图)。

注意:和客户档案类似,供应商档案可以按部门或按操作员设置使用范畴;也可以审批签名后锁定不允许修改,操作方法类似,不再赘述。

其他建议

以上四个档案是开始系统操作的必要条件,建议您继续完善别的基础资料,虽然不是必须,但是输入好以后,可以提高使用系统的效率。建议您录入的其他资料有:

出入境口岸、文本信息、常用备注及服务标准、常用接团旗号、常用集合地点,如图

特约商店档案、业务员档案、酒店房型、 签证类型、车型及收费标准、保险费标准,如图

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